… ist immer eine große Herausforderung – und überhaupt unter den zurzeit verschärften Bedingungen mit COVID-19.
Es gibt einige Dinge, derer Sie sich dabei bewusst sein sollten:
Die spontanen, sozialen Kontakte wie im Büro, z.B. in der Kaffeeküche oder der Kantine entfallen. Ohne den persönlichen Kontakt reduzieren sich Körpersprache und Mimik oder fallen am Telefon gar ganz weg, d.h. Sie können nicht wie gewohnt relativ schnell Reaktionen ablesen und Rückschlüsse ziehen. Verbalisieren Sie also eine Frage zu den Emotionen z.B. mit „Wie geht es Dir damit?“ oder „Was geht Dir dabei durch den Kopf?“ Das sind einfache und evtl. erstmal ungewohnte Fragen. Lassen Sie Ihren Mitarbeitern also entsprechend Zeit, diese zu beantworten.
Viele Unternehmen bieten eine recht gute technische Infrastruktur, um effizient im Homeoffice oder am anderen Ende des Landes zu arbeiten:
Mit einer guten Internetverbindung und ein paar guten Software-Installationen lässt es sich gut miteinander arbeiten und kommunizieren (einige Beispiele finden Sie in der Checkliste zum Runterladen unter www.avansa.eu/checkliste-fuehren-auf-distanz).
Video-Telefonie oder Video-Konferenzen bringen Ihnen die Gesichter Ihrer Gesprächspartner zumindest auf den Bildschirm. Fairerweise sollten diese Video-Gespräche angekündigt bzw. verabredet werden. So kann sich jeder vorbereiten und die richtigen Voraussetzungen dafür schaffen. Hier ist nicht nur die Planung bzgl. des Inhalts wichtig, sondern auch die Zeitplanung: Video-Telefonieren ist deutlich anstrengender als Telefonieren oder ein persönliches Gespräch.
Ein der wichtigsten Grundlagen bei Führung auf Distanz ist sicherlich das gegenseitige Vertrauen.
Sie als Führungskraft müssen Ihrem Mitarbeiter aber nicht nur vertrauen, sondern ihm auch etwas zutrauen: Was können Sie ihm wirklich abverlangen? Wieviel Eigenverantwortlichkeit ist bereits etabliert? Wo und wieviel Unterstützung ist notwendig? Wie sieht es mit der Medienkompetenz aus? Für die einen ist die Videokonferenz inkl. Bildschirmteilung ein Klacks, andere sind schon mit der Einwahl überfordert…
Vertrauen geht immer Hand in Hand mit Regeln: Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und halten Sie sich selbst auch an Fristen, Vereinbarungen und Verhaltensregeln.
Wenn Sie klare Verhältnisse schaffen, was Sie sich erwarten und was Ihr Mitarbeiter von Ihnen erwarten kann, dann haben Sie eine gute Basis, um solide Ergebnisse zu bekommen.
Geben Sie regelmäßig Feedback „Schön, dass Du Dich gleich darum gekümmert hast!“, aber auch unbedingt in Bezug auf erledigte Aufgaben. Letzteres geben Sie am besten im Rahmen eines terminierten Projekt-Gesprächs. Sprechen Sie darüber, was von den besprochenen Aufgaben erledigt wurde und loben Sie für besonders gute Umsetzung. Gleichzeitig hinterfragen Sie genau, wenn etwas nicht wie vereinbart erledigt werden konnte. Absprache und Kontrolle sind wichtig, aber halten Sie das Gleichgewicht zwischen Kontrolle bzw. Reporting und Motivation.
Struktur ist jetzt besonders wichtig:
Planen Sie also nicht nur die Zeitslots für Ihre Gespräche, sondern auch, welche Themenblöcke Sie wann mit wem besprechen wollen. Führen Sie regelmäßige virtuelle Meetings ein (mehr dazu in der Checkliste unter www.avansa.eu/checkliste-fuehren-auf-distanz), z.B. ein morgendliches “Check-in”: Planen Sie maximal 15min dafür ein. Das geht am einfachsten, wenn Sie eine fixe Struktur mit 3-4 Fragen vorgeben (Vorschläge dazu finden Sie in der Checkliste) und einen Time-Manager ernennen, der darauf achtet, dass nicht überzogen wird.
Für Team-Besprechungen planen Sie bitte maximal 60min-Blöcke ein, um die Konzentration hoch zu halten. Machen Sie Pausen oder setzen Sie neue Termine für die Vertiefung der Themen an.
Besonders leicht machen Sie es Ihren Gesprächspartnern, wenn Sie mit der Kalendereinladung die Agenda mit der Bitte um Vorbereitung der Themen schicken. Wenn Sie ein entsprechendes Tool haben, können Sie auch gleich den Link zur Video-Besprechung anhängen.
Damit die Ergebnisse des Gesprächs zur weiteren Bearbeitung festgehalten werden, vereinbaren Sie gleich am Anfang, wer mitschreibt bzw. protokolliert, insbesondere wenn weitere Aufgaben ggfs. mit Fristen verteilt werden.
Halten Sie am besten auch gleich fest, auf welchem Weg die weitere Kommunikation laufen soll: Wann ist ein weiteres Telefonat sinnvoll? Oder reicht ein kurzes E-Mail oder das Teilen des Dokuments auf der hausinternen Plattform? Entscheiden Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern.
Beenden Sie das Gespräch/die Konferenz mit einem Check-out. So können Sie alle aus dem Meeting lernen und das nächste noch effizienter gestalten (Fragen dazu finden Sie ebenfalls unter www.avansa.eu/checkliste-fuehren-auf-distanz).
Ein Tipp, um emotionalen Durchhängern entgegenzuwirken:
Bilden Sie “Buddy-Paare”, die sich im täglichen Tun gegenseitig unterstützen sollen. Wenn es gerade nicht gut läuft, oder einem die Decke auf den Kopf fällt, dann kann man seinen Buddy kontaktieren. Fix einplanen sollten sie auf jeden Fall ein 5-10minütiges Gespräch zum Tagesabschluss. Beispiele für zu klärende Fragen finden Sie ebenfalls in der Checkliste unter www.avansa.eu/checkliste-fuehren-auf-distanz.
In der jetzigen Situation sind viele Vorgehensweisen und Tools noch neu, so dass so manches einfach über Try-and-Error seinen Weg finden wird – bringen Sie es als Steuermann ins Ziel.
Für Fragen und Anregungen stehe ich Ihnen gerne unter alexander.lenz@avansa.eu zur Verfügung!
Ihr Alexander Lenz